Excel Training – Externe Bezüge aktualisieren

Excel Training – Externe Bezüge aktualisieren
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Nachdem Sie externe Bezüge kennengelernt haben, lernen Sie in diesem Artikel, wie Sie externe Bezüge aktualisieren und mit der Warnmeldung umgehen können. Es gibt im Grunde zwei Möglichkeiten, um einen Bezug zu einer anderen Datei zu aktualisieren. Wenn die beiden Dateien gleichzeitig geöffnet sind funktioniert die Aktualisierung automatisch. Dies möchte ich anhand eines Beispiels verdeutlichen.


Unserer Provisionsberechnung lag ein Provisionssatz von 8% zugrunde.

Ursprüngliche Berechnung

Berechnung mit 8%

Nun ändern wir den Provisionssatz in der zentralen Datei.

Zentrale Datei geändert

Provisionssatz wird geändert

Die Provision wird über den Bezug automatisch neu berechnet.

Provision wird neu berechnet

Provision automatisch angepasst

In dem Fall, wo beide Dateien geöffnet sind, müssen wir also nichts weiter tun. Excel übernimmt die Arbeit für uns.

Betrachten wir nun den Fall, wo die Dateien asynchron sind. In diesem Fall wurde der Provisionssatz von 8% auf 10% geändert, während die Umsatzberechnung geschlossen war. Wenn wir danach unsere Kalkulation aufmachen, kommt die folgende Warnmeldung.

Excel kann neuste Werte von externen Dateien abrufen

Warnmeldung

Excel weist uns darauf hin, dass es Verknüpfungen zu einer externen Datei gibt. Diese könnten ein Sicherheitsrisiko darstellen. Da es sich um eine Datei auf unserem Computer handelt, nehmen wir an, dass diese sicher ist. Der zweite Satz dagegen ist interessanter. Wir können die neusten Daten abrufen oder mit den bereits vorhandenen arbeiten. Im zweiten Fall würde weiterhin mit den ursprünglichen 8% gerechnet werden.

Wir wählen aber Aktualisieren aus, Excel schaut in der zentralen Datei nach dem aktuellsten Provisionssatz und berechnet die Provision neu.

Provision mit dem aktuellen Wert berechnet

Provision neu berechnet

Dies funktioniert allerdings nur so lange die zentrale Datei nicht umbenannt, gelöscht oder an einen anderen Ort verschoben wird. Tritt eins dieser Fälle ein, kann Excel die Datei nicht mehr finden und Sie müssen den externen Bezug nochmal neu herstellen.

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Nein, danke. Ich möchte keine Zeit sparen.
Denis Reis gibt als Autor sein umfassendes Wissen rund um Excel und VBA weiter. Der aus Düsseldorf stammende Familienmensch zählt zur denjenigen, die auf komplizierte Darstellungen verzichten und das Ganze auf den Punkt bringen.

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